¿Alguna vez has sentido que te falta tiempo? Esa sensación de que 24 horas al día no son suficientes es más común de lo que crees. Pues bien, aquí es donde entra la gestión del tiempo, una habilidad que te ayuda a gestionar tus horas para cumplir con las tareas que te has propuesto, y que también piensa en las horas de descanso, porque descansar también es importante.
Un artículo publicado en Universia recoge la opinión de muchos autores y expertos que han escrito sobre este tema. La mayoría suelen coincidir en que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:
- La falta de objetivos previamente definidos.
- No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
- La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
- No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
- La insuficiente delegación de tareas.
- Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía.
Como bien dice Luis Arimany en su web, antes de abordar el tema sobre cómo gestionar tu tiempo, debes conocer los siguientes elementos y factores, que de una manera u otra influyen en tu día a día:
Errores en la gestión del tiempo
Los ladrones del tiempo son todas aquellas interrupciones que hacen que pierdas horas de trabajo o que simplemente desconectes. Cuando eres interrumpido y vuelves a la tarea, pierdes unos cuantos minutos releyendo lo que estabas haciendo y pensando, hasta que al final consigues volver a centrarte y así perjudicas tu gestión del tiempo. Estos ladrones pueden ser:
- Visitas inesperadas
- Reuniones (mal gestionadas o innecesarias)
- Desorden
- Comunicación ineficaz
- Escasa disciplina personal
- El teléfono
- Correo electrónico innecesario
- Distracciones varias (navegar por internet)
Posponer o aplazar tareas
Puede que tengas funciones diarias más interesantes y otras más tediosas (desagradables, excesivas o con objetivos poco claros). Independientemente de esto no puedes posponerlas, retrasar su realización sólo hará que al final las hagas “rápido y mal”. Lo mejor es hacer frente a estas tareas y “quitártelas de encima” cuanto antes para no arrastrar con ellas.
Delegar
No delegar o no delegar correctamente, consume gran parte de tu tiempo. Aprender a hacerlo, confiar en tus compañeros y saber repartir las tareas adecuadamente te supondrá un gran ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero.
Saber decir NO
Seguramente más de una vez te ha pasado que algún compañero te pide ayuda y dejas de lado lo que estabas haciendo para ayudarle. Ayudar a los compañeros está muy bien, pero debes saber cuando es el momento de decir “No”.
El perfeccionismo
Tendemos a querer todo perfecto, repasar una y otra vez, puede hacer que una tarea sea ilimitada por ello procura dar a cada tarea un tiempo determinado.
Preocuparse de lo que importa
Un gran ladrón de tu tiempo es tu propia mente. Nos tiramos horas pensando en cosas y preocupándonos de cosas que ya han ocurrido o que no ocurrirán.
Agrupar tareas
Agrupar tareas que tengan relación entre sí hará que no pierdas la concentración al no tener que desconectar.
Ordena tu lugar de trabajo
Tener ordenada la mesa, los ficheros… hará que no pierdas tiempo en buscar las cosas, además de que hará del lugar de trabajo un sitio más agradable.
Lista de tareas
Elaborar listas de tareas te ayudará a tener presente todo aquello a lo que tienes que dedicar tu tiempo, evitando así que tengas momentos de vacío o olvides algo que tenías que hacer. Puedes hacer listas en papel o usar aplicaciones pero, sean como sean, son un elemento clave para organizarnos en el trabajo. Además podremos ver qué progresión llevamos, y el placer de tachar una tarea acabada, no tiene precio!
Agenda
El tener una agenda y usarla adecuadamente, te permite programar el tiempo como tu quieras, no como quieran los demás o como quieran los acontecimientos. Ya sea una agenda física, con su calendario y días del año, o bien sistemas de gestión de tareas como Notion o Todoist.
El correo electrónico
Especial mención tiene el correo electrónico, pieza clave en nuestro día a día en el trabajo pero que si no lo manejamos adecuadamente puede suponer una “pérdida de tiempo”. Para aprovechar al máximo el correo y evitar que suponga una distracción podemos tener en cuenta lo siguiente:
- Usa filtros para todo.
- Date de baja de las listas de distribución en las que no estés interesado.
- Pide a la gente que te mandé copia de los e-mails sólo cuando realmente necesites estar enterado.
- Lee los correos a determinadas horas que tu te fijes, no tienes por qué leerlo en cuanto llegue. Puede ser bueno a primera hora de la mañana, a media mañana, a primera hora de la tarde y a última de la tarde.
- Crea categorías para que los emails recibidos se coloquen automáticamente.
- Organiza tu bandeja de entrada en carpetas.
Fuente: https://www.youtube.com/watch?v=-624UM7g4cE
Descansar
Dejando al margen la necesidad de descansar y dedicar tiempo a nuestra familia, amigos, hobbies… en el trabajo son importantes los descansos, es conveniente establecer una serie de descansos entre tareas tomando un café, pasear durante unos minutos, charlar con algún compañero, estirar las piernas, etc. Tu cuerpo también te lo agradecerá.
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