¿Cómo crear una carpeta en Sharepoint?

Si trabajas con SharePoint y necesitas organizar tus documentos de manera eficiente, una de las mejores prácticas es crear carpetas. Este artículo te enseñará paso a paso cómo crear una carpeta en SharePoint para que puedas gestionar tus archivos de forma óptima. Sigue leyendo para descubrir cómo simplificar tu flujo de trabajo.

¿Qué es SharePoint y por qué usarlo?

SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos de Microsoft 365. Permite almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo. Es especialmente útil para equipos que necesitan trabajar juntos en proyectos y compartir documentos de manera segura y eficiente.

Crear una carpeta en Sharepoint ayuda a mantener tus documentos organizados, facilita el acceso a la información y mejora la productividad del equipo. Además, las carpetas permiten estructurar los datos de una manera que sea intuitiva y fácil de navegar.

Crear una carpeta en Sharepoint en una biblioteca de documentos

Paso 1: Acceder a SharePoint

1. Abre tu navegador y accede a tu cuenta de Microsoft 365.
2. Haz clic en el iniciador de aplicaciones (el icono de los nueve puntos en la esquina superior izquierda).
3. Selecciona SharePoint y elige el sitio donde deseas crear la carpeta.

Paso 2: Navegar a la biblioteca de documentos

1. Dentro del sitio de SharePoint, selecciona la biblioteca de documentos donde quieres crear la carpeta.
2. Si tienes varias bibliotecas, asegúrate de seleccionar la correcta para organizar tus archivos adecuadamente.

Paso 3: Crear la carpeta

1. En la barra de menús, haz clic en el botón «+ Nuevo» y luego selecciona «Carpeta».
2. Escribe un nombre para la nueva carpeta en el cuadro de diálogo que aparece y haz clic en «Crear». Así ya podrás crear una carpeta en Sharepoint.

Nota: Si no ves la opción de «Carpeta» en el menú, es posible que las carpetas estén desactivadas en tu biblioteca. Un propietario de la biblioteca o un usuario con permisos de diseño puede habilitar esta opción. Para más detalles, consulta cómo activar carpetas en SharePoint.

Activar carpetas en SharePoint

Si las carpetas no están habilitadas en tu biblioteca de documentos en el proceso de crear una carpeta en Sharepoint, sigue estos pasos para activarlas:

1. Abre la biblioteca donde quieres empezar a agregar carpetas.
2. Haz clic en el icono de engranaje (Configuración) y selecciona «Configuración de la biblioteca».
3. Selecciona «Configuración avanzada».
4. En la sección «Carpeta», asegúrate de que la opción «Hacer que ‘Nueva carpeta’ esté disponible» esté seleccionada.
5. Haz clic en «Aceptar» para guardar los cambios.

crear una carpeta en Sharepoint en la experiencia clásica

Si tu organización utiliza la experiencia clásica, el proceso de crear una carpeta en Sharepoint es un poco diferente:

1. Ve al sitio de SharePoint que contiene la biblioteca de documentos.
2. Selecciona el título de la biblioteca en la barra de inicio rápido o accede a través de «Contenido del sitio».
3. En la cinta de opciones, selecciona la pestaña «Archivos» y luego haz clic en «Nueva carpeta».
4. Escribe un nombre para la carpeta y haz clic en «Crear».

Nota: Si el comando «Nueva carpeta» no está disponible, puedes activarlo en «Configuración de la biblioteca» > «Configuración avanzada» y asegurarte de que la opción «Hacer que ‘Nueva carpeta’ esté disponible» esté seleccionada.

Beneficios de crear carpetas en SharePoint

Crear una carpeta en Sharepoint ofrece múltiples ventajas que facilitan la gestión de documentos y mejoran la eficiencia del equipo:

• Organización: Mantén tus documentos organizados de manera lógica y accesible.
• Facilidad de acceso: Encuentra rápidamente los archivos que necesitas sin perder tiempo.
• Colaboración: Facilita el trabajo en equipo permitiendo a todos los miembros acceder y trabajar en los mismos documentos.
• Seguridad: Administra los permisos de acceso de manera granular para proteger la información sensible.

Problemas comunes y soluciones

• Carpetas desactivadas: Si no puedes crear carpetas, verifica que la opción esté habilitada en la configuración avanzada de la biblioteca. Si no tienes permisos, contacta al administrador de TI para que te ayude.
• Nombres de carpetas: Asegúrate de que los nombres de las carpetas no contengan caracteres especiales que no sean compatibles con Windows, como «:». Estos pueden causar problemas al sincronizar archivos.

Crear una carpeta en Sharepoint es una práctica esencial para mantener tus documentos organizados y accesibles. Siguiendo estos sencillos pasos, podrás estructurar tu biblioteca de documentos de manera eficiente, facilitando la colaboración y mejorando la productividad de tu equipo.

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