¿Qué son y cómo hacer macros en Google Sheets?

En este artículo hablaremos de los macros en Google Sheets, una herramienta poderosa que te permite automatizar tareas repetitivas en tus hojas de cálculo, mejorando así tu eficiencia y precisión. Ya sea que estés gestionando datos, preparando informes o simplemente organizando tu información, aprender a crear macros en Google Sheets puede ahorrarte una cantidad significativa de tiempo.

¿Qué son los macros en Google Sheets?

Los macros en Google Sheets son herramientas de automatización que permiten a los usuarios ejecutar una serie de comandos o tareas de forma repetida sin necesidad de intervención manual. Al grabar un conjunto de operaciones, como formatear celdas, insertar datos o realizar cálculos, el macro guarda cada paso. Posteriormente, el usuario puede reproducir estos pasos automáticamente con solo activar el macro.

Esto resulta especialmente beneficioso para tareas que se deben ejecutar con frecuencia, ya que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores al eliminar la repetición manual de los procesos. En esencia, al crear un macro, el usuario está programando una pequeña secuencia de acciones dentro de su hoja de cálculo para mejorar la eficiencia y la precisión de su trabajo.

¿Cómo hacer macros en Google Sheets?

Habilitar macros en Google Sheets

Para comenzar a utilizar macros en Google Sheets, el primer paso es saber cómo activarlas:

1. Primero, abre una hoja de cálculo en sheets.google.com.
2. En la parte superior, haz clic en Extensiones y luego en Macros y selecciona Grabar macro.

Grabar una macro

Una vez que has decidido hacer macros en Google Sheets, el proceso de grabación es realmente intuitivo:

• Referencias absolutas: Si eliges esta opción, la macro realizará tareas específicamente en las celdas que grabes. Por ejemplo, si formateas la celda A1 en negrita, la macro replicará exactamente esa acción en la celda A1, no importa donde estés.
• Referencias relativas: Al seleccionar referencias relativas, la macro adaptará la acción grabada a la celda activa y sus adyacentes en ese momento.

Después de seleccionar el tipo de referencia, realiza las tareas que deseas automatizar y cuando termines, haz clic en Guardar.

Asignar nombre y atajos a tu macro

• Asigna un nombre significativo a tu macro y si lo deseas, crea una combinación de teclas personalizada para ejecutarla rápidamente. Haz clic en Guardar.

¿Cómo editar y gestionar tus macros?

Es importante que sepas que puedes editar o gestionar tus macros en Google Sheets, para ello sigue estos pasos:

1. Ve a Extensiones > Macros > Administrar macros.
2. Aquí podrás cambiar el nombre, editar el script o eliminar la macro. Para realizar cambios, haz clic en Más y luego en Actualizar.

Programar macros en Google Sheets

Las macros no solo se ejecutan manualmente; también puedes programarlas para que se ejecuten automáticamente basadas en ciertos disparadores:

1. Desde Herramientas, accede al Editor de secuencias de comandos.
2. Haz clic en Editar y luego en Activadores del proyecto activo.
3. Selecciona cómo deseas que se ejecute tu macro (por ejemplo, en ciertos intervalos de tiempo) y guarda los cambios.

Importar y usar funciones personalizadas

Además de crear tus propias macros, Google Sheets también te permite importar funciones personalizadas desarrolladas por otras personas:

• Ve a Extensiones > Macros > Importar macro y selecciona la función que quieras agregar a tu hoja de cálculo.

Ejemplo práctico: Gestión de un inventario para un negocio pequeño

Imagina que tienes una tienda de ropa y necesitas actualizar regularmente el inventario basado en las ventas diarias.

Cada día, ingresas las ventas de diferentes artículos en tu hoja de cálculo de Google Sheets. Usando un macro, podrías automatizar el proceso de actualización del inventario. Aquí te dejamos los pasos que podría seguir el macro:

1. Reducir el stock: El macro podría restar automáticamente la cantidad de unidades vendidas del stock actual para cada artículo.
2. Alertas de stock bajo: Podrías configurar el macro para que verifique si el stock de cualquier artículo cae por debajo de un umbral mínimo y resalte esos artículos en rojo o envíe una notificación por correo electrónico.
3. Actualizar precios: Si decides hacer ajustes de precios basados en la disponibilidad del stock, el macro podría actualizar automáticamente los precios de venta según las reglas que definas.

Dominar las macros en Google Sheets es solo una pequeña parte de lo que puedes aprender en nuestro Bootcamp de Marketing Digital y Análisis de Datos en KeepCoding. También es importante que conozcas la diferencia entre Google Sheets y Excel o cómo detectar duplicados en Google Sheets. Este conocimiento no solo te prepara para automatizar y optimizar tus procesos de trabajo, sino que también abre puertas en un sector tecnológico con alta demanda de profesionales. Los salarios son competitivos y la estabilidad laboral es superior a muchos otros sectores.