El estado de resultados, también conocido como estado de pérdidas y ganancias, es una de las herramientas más importantes que he utilizado en mi experiencia gestionando negocios y ayudando a otros emprendedores a entender mejor sus finanzas. Este documento contable te permite ver con claridad si tu negocio está generando utilidades o pérdidas en un periodo determinado, y es clave para tomar decisiones estratégicas informadas.
A lo largo de los años, he visto cómo muchos profesionales subestiman este informe o lo delegan sin comprenderlo. Hoy quiero explicarte, paso a paso y de forma sencilla, cómo hacer un estado de resultados tú mismo, incluso si no tienes formación contable.
¿Qué es un estado de resultados y para qué sirve?
El estado de resultados muestra la relación entre los ingresos, los costos y los gastos de una empresa durante un periodo específico (por ejemplo, un mes, un trimestre o un año). Su propósito es determinar la utilidad neta (si ganaste dinero) o la pérdida neta (si lo perdiste) en ese periodo.
Con esta información puedes:
- Evaluar si tu negocio es rentable
- Analizar qué áreas están generando más gastos de lo necesario
- Presentar un informe claro a posibles inversores o entidades financieras
- Tomar decisiones más acertadas para el futuro de tu empresa
Cómo hacer un estado de resultados en 9 pasos
Te explico cómo elaboro este informe cuando trabajo con mis clientes. Es un proceso ordenado y lógico que puedes aplicar a cualquier tipo de negocio.
1. Define el periodo a analizar
Primero, tienes que determinar el periodo que vas a evaluar. Puede ser mensual, trimestral o anual, pero lo importante es que todos los datos correspondan al mismo intervalo de tiempo.
2. Calcula los ingresos totales
Aquí debes sumar todo lo que la empresa ha ganado en el periodo:
- Ventas de productos o servicios
- Ingresos por alquileres, regalías u otros conceptos
- Ingresos financieros, si aplican
3. Determina el costo de ventas
Este es uno de los pasos más importantes y también donde muchos se equivocan. El costo de ventas incluye todos los gastos directamente relacionados con lo que vendes, como:
- Materia prima
- Mano de obra directa
- Costos de producción o compra de mercadería
4. Calcula la utilidad bruta
Aquí simplemente restas el costo de ventas a los ingresos:
Utilidad bruta = Ingresos – Costo de ventas
5. Resta los gastos operativos
Estos son los gastos del día a día para mantener el negocio funcionando:
- Sueldos administrativos
- Servicios públicos
- Renta de oficina o local
- Publicidad, herramientas de software, etc.
6. Incluye otros ingresos y gastos
A veces hay ingresos o gastos que no vienen directamente de las operaciones principales, como:
- Intereses ganados o pagados
- Venta de activos
- Multas, indemnizaciones, etc.
7. Calcula la utilidad antes de impuestos
Aquí sumas o restas los ingresos o gastos adicionales a la utilidad operativa.
Utilidad antes de impuestos = Utilidad operativa ± Otros ingresos/gastos
8. Aplica los impuestos
Según la normativa de tu país, calcula el impuesto sobre la renta. Por lo general, se aplica sobre la utilidad antes de impuestos.
9. Determina la utilidad neta
Es el resultado final del estado de resultados. Te dice si el negocio ganó o perdió dinero:
Utilidad neta = Utilidad antes de impuestos – Impuestos
Ejemplo de estado de resultados en dólares
Vamos con un caso sencillo para que veas todo esto aplicado.
Empresa: Servicios XYZ – Año 2024
- Ingresos: $500,000
- Costo de ventas: $200,000
- Gastos operativos: $150,000
- Ingresos financieros: $10,000
- Gastos financieros: $5,000
- Impuestos: 30%
Cálculo:
- Utilidad bruta: $500,000 – $200,000 = $300,000
- Utilidad operativa: $300,000 – $150,000 = $150,000
- Utilidad antes de impuestos: $150,000 + $10,000 – $5,000 = $155,000
- Impuestos: 30% de $155,000 = $46,500
- Utilidad neta: $155,000 – $46,500 = $108,500
Consejos personales para hacer tu estado de resultados
En mi experiencia, hay tres claves que marcan la diferencia:
- No esperes al final del año. Haz este análisis mensualmente. Detectar pérdidas a tiempo puede salvar tu negocio.
- Sé realista con los datos. No inflar ingresos ni subestimar costos. El objetivo es tener claridad, no quedar bien.
- Apóyate en herramientas. Una hoja de Excel bien estructurada es suficiente al principio. Luego puedes automatizarlo con software contable si el negocio crece.
¿Dónde aprender más?
Si estás dando tus primeros pasos en el mundo del análisis de datos, entender cómo funciona un estado de resultados es esencial. En el Bootcamp en Data Science te enseñamos desde cero a tomar decisiones analíticas inteligentes, dominar conceptos contables y desarrollar una mentalidad estratégica en el análisis de datos financieros y datos no financieros.
