Aprende a hacer un organigrama en Google Sheets en minutos

Si en tu empresa te han mandado a realizar un gráfico para entender la estructura de la misma, estás de suerte porque en este post te enseñaremos cómo hacer un organigrama en Google Sheets. Usaremos esta hoja de cálculo porque es una gran y accesible herramienta que te permitirá hacerlo de manera rápida y sin complicaciones. Sigue leyendo para que no te pierdas el paso a paso de cómo hacer un organigrama en Google Sheets en cuestión de minutos.

Cómo hacer un organigrama en Google Sheets

Prepara los datos

El primer paso para hacer un organigrama en Google Sheets es tener claro quiénes formarán parte del mismo. Para este ejemplo, vamos a crear un organigrama básico con los siguientes miembros:

• Ricardo (Gerente General)
• Luisa (Jefa de Administración y Finanzas)
• José (Jefe de Operaciones)
• Rosa (Secretaria)
• Pedro (Outsourcing)
• Jon (Conductor Profesional)
• Carlos (Outsourcing)

En tu hoja de cálculo de Google Sheets haz lo siguiente:

• Coloca estos nombres en la columna A.
• En la columna B, coloca el nombre del superior inmediato de cada persona.
• Deja en blanco la celda correspondiente a Ricardo, ya que él no tiene jefe.
• Finalmente, en la columna C, puedes añadir un título o descripción para cada puesto, lo que aparecerá como un mensaje al situar el cursor sobre cada nodo.

| A      | B       | C                              |
|--------|---------|--------------------------------|
| Ricardo|         | Gerente General                |
| Luisa  | Ricardo | Jefa de Administración y Finanzas |
| José   | Ricardo | Jefe de Operaciones            |
| Rosa   | Luisa   | Secretaria                     |
| Pedro  | Luisa   | Outsourcing                    |
| Jon    | José    | Conductor Profesional          |
| Carlos | José    | Outsourcing                    |

Inserta el gráfico de organigrama

Una vez que tengas todos los datos listos, sigue estos pasos para hacer un organigrama en Google Sheets:

• Selecciona las tres columnas con la información.
• Luego, ve a la opción Insertar en el menú de Google Sheets y selecciona Gráfico.
• En el panel de configuración del gráfico que aparecerá a la derecha, cambia el tipo de gráfico a Organigrama.
• Automáticamente, Google Sheets generará un organigrama basado en la información que has proporcionado.

Personaliza el organigrama a tu gusto

Después de hacer un organigrama en Google Sheets, puedes personalizarlo para que se ajuste mejor a tus necesidades. Para ello ve al panel de configuración del gráfico, puedes cambiar el tamaño, el color y otros aspectos visuales del organigrama.

Personalización del tamaño y color

Para cambiar el tamaño del organigrama:

• Selecciona la opción de Personalizar en el panel de configuración.
• Aquí puedes ajustar el ancho y el alto del gráfico.
• Además, puedes cambiar el color de los nodos para diferenciar mejor los niveles jerárquicos o departamentos.
• Simplemente selecciona el nodo y elige el color que desees.

Añadir notas a los nodos

Una característica interesante a la hora de hacer un organigrama en Google Sheets es la posibilidad de añadirle notas a los nodos. Estas notas aparecen cuando te sitúas sobre un nodo con el cursor.

• Para añadir una nota, simplemente rellena la columna C con la descripción del puesto o cualquier otra información relevante.

Ejemplo práctico

Siguiendo con nuestro ejemplo, después de insertar el gráfico y personalizarlo, el organigrama debería verse algo así:

• Ricardo (Gerente General)
  • Luisa (Jefa de Administración y Finanzas)
    • Rosa (Secretaria)
    • Pedro (Outsourcing)
  • José (Jefe de Operaciones)
    • Jon (Conductor Profesional)
    • Carlos (Outsourcing)

Lo que sucederá es que al poner el cursor sobre cada nodo, aparecerá el título del puesto, como “Gerente General” para Ricardo.

Exportar y compartir

Una vez que hayas completado los pasos para hacer un organigrama en Google Sheets, puedes compartirlo con tu equipo de trabajo o exportarlo para su uso en presentaciones o informes. Lo grandioso es que Google Sheets te permite compartir el documento con otros usuarios de Google Drive o descargar el organigrama en formato PDF, PNG, entre otros.

Compartir y exportar el organigrama

Para compartir tu organigrama:

• Simplemente haz clic en el botón de Compartir en la esquina superior derecha de Google Sheets.
• Aquí puedes añadir los correos electrónicos de los colaboradores y establecer permisos de visualización o edición.

Si prefieres tener una copia del organigrama fuera de Google Sheets, puedes exportarlo.

• Ve al menú de Archivo, selecciona Descargar y elige el formato que prefieras, como PDF o PNG.

Consejos adicionales al hacer un organigrama en Google Sheets

• Mantenimiento: Asegúrate de mantener tu organigrama actualizado a medida que cambian los roles y las personas dentro de la organización.
• Visualización: Utiliza colores y tamaños de fuente que hagan que el organigrama sea fácil de leer y entender.
• Notas: Usa las notas en los nodos para proporcionar información adicional sobre cada posición sin sobrecargar visualmente el organigrama.

Ya sabes que crear un organigrama en Google Sheets es una tarea sencilla que puede ahorrarte tiempo y esfuerzo en tu trabajo. Quizás te interese aprender también cómo detectar duplicados en Google Sheets o cómo hacer gráficos en Google Sheets.

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