Elementos del business case

¿Conoces cuáles son los elementos del business case? ¿Sabes qué debes contemplar para el desarrollo de un proyecto?

Cuando estás empezando en el ámbito del project management, tienes que empezar por conocer cuáles son los elementos del business case. Estos hacen referencia a componentes de la fase inicial de un proyecto, es decir, donde se plantean los objetivos y se construyen unos lineamientos.

¿Qué es un business case?

Para empezar, como te contamos en nuestro artículo sobre los business cases, este es un documento en donde se analizan todos los supuestos que se propusieron en el project charter. En el business case vas a poder analizar la viabilidad del proyecto, teniendo en cuenta términos de tiempo, económicos y de riesgos. Así pues, si quieres comprobar si tu proyecto es viable, tienes que hacer un business case para dejar las dudas atrás, así como hacer las modificaciones necesarias antes de que sea muy tarde.

Elementos del business case

Ya has recordado de qué va, por lo que ahora podemos empezar a revelar cuáles son los elementos del business case. Deben estar bien desarrollados dentro de tu documentos, puesto esto te permitirá conocer la viabilidad de un proyecto. Así pues, los elementos del business case son:

Respuesta al porqué

En primer lugar, tu documento de business case debe contener la respuesta del porqué de un proyecto. Este elemento recoge la decisiones por las que se inicia un proyecto y cuál es su market fit.

Respondiendo al porqué, encontrarás una respuesta a las siguientes cuestiones:

• ¿Cómo resolvemos las necesidades de los clientes?
• ¿Cuáles son los antecedentes del proyecto? ¿Cuál es el punto de partida teniendo en cuenta los antecedentes?
• ¿Cómo encaja nuestro proyecto en la empresa? ¿Cómo encaja en la cultura empresarial? ¿Cómo encaja en la estructura organizacional? ¿Cómo encaja en el plan estratégico de nuestra empresa?

ROI, economía y finanzas

Por otro lado, en este apartado vamos a recoger la viabilidad e impacto de un proyecto desde términos económicos. Este es un elemento que debe desarrollar el project manager y una persona encargada de las finanzas de la empresa, pues son ellos quienes dividirán los gastos. La persona involucrada en el flujo de caja podrá determinar un presupuesto y la viabilidad del mismo.

En este apartado respondemos a las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto costará la puesta en marcha del proyecto?
• ¿Se necesitarán recursos externos?
• ¿Se calcula un ROI positivo?
• ¿Contamos con suficiente caja para el proyecto?

Detalles del proyecto

En este apartado vamos a listar todos los detalles y características del proyecto. También deberás otorgar información acerca de los objetivos del proyecto y los entregables clave a lo largo de él. Aquí respondemos a la pregunta principal acerca de qué vamos a entregar al final del proyecto. Los detalles del business case son:

• Plan del proyecto, que contiene los elementos clave y los hitos que esperamos alcanzar para cumplir con los objetivos.
• El alcance del proyecto, donde respondemos a preguntas como: ¿cuáles son nuestras limitaciones? ¿En función de qué objetivos, entregables y fechas límites trabajarás?
• Deberás responder cuáles son los skateholders del proyecto.
• Una hoja de ruta general del proyecto, donde posiciones los hitos en una linea temporal. Puedes hacer un diagrama Gantt para ello.
• Todas las métricas y KPI, que deberán monitorearse y registrarse a lo largo del proyecto para determinar si ha sido un éxito o no.

Riesgos del proyecto

Para este elemento, tendrás que conocer todos los riesgos de tu proyecto y comprobar si hemos contemplado todos los riesgos existentes. Para conocer los riesgos, podrás seguir con esta hoja de ruta:

1. Haz una investigación de players similares o productos lanzados anteriormente. Tendrás que comprobar cómo les fue y qué puntos en común tiene tu proyecto con los suyos.
2. No puedes quedarte en el camino feliz o happy path, por lo que debes crear distintos escenarios, que sean negativos, neutros o positivos.
3. Por último, utilizar la técnica del What if para conocer los elementos externos que podrían desestabilizar tu proyecto, por muy improbables que sean.

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En resumidas cuentas, si los elementos del business case de cualquiera de tus proyectos están completos y son aprobados por todas las partes interesadas, es muy probable que tengas un proyecto exitoso. Si quieres crear el tuyo con la guía de profesionales en la materia, apúntate a nuestra formación intensiva de Marketing Digital y Análisis de Datos Bootcamp y conviértete en un profesional en pocos meses. ¡No esperes más para cambiar tu vida y pide ya más información!