En este apartado te enseñaremos cómo funciona el proceso de almacenamiento de los datos en las empresas y sus diferentes implicaciones. También veremos el impacto que tiene el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en este tipo de procesos.
Almacenamiento de datos
Las bases de datos informacionales cuentan con información identificada por cliente, pero el Reglamento General de Protección de Datos obliga en la práctica a tener asociado cómo se ha obtenido el consentimiento de cada dato en los sistemas informáticos. Ya sea creando sistemas espejo o mirror sites a los sistemas informacionales que guardan la información de los consentimientos o integrando la información en la propia base de datos para facilitar cualquier tratamiento posterior de los datos, las organizaciones están pasando a cumplir las obligaciones del reglamento integrando esta información como un eje adicional.
El método de almacenamiento de los datos en las empresas
Es necesario, una vez se ejecute el almacenamiento de los datos en las empresas, que cualquier proceso (o usuario libre) que vaya a acceder a esos datos pueda explotar la información teniendo en cuenta los consentimientos. En caso contrario, cualquier tratamiento realizado previamente o consentimiento parcial implantado no será seguido en el resto de capas de información de la empresa.
La información registrada en los sistemas de almacenamiento puede permitir:
- Que la Base de Datos no muestre ciertos datos a los usuarios cuando realicen su consulta (datos que deben mantenerse en la base de datos por otros “intereses legítimos”).
- Que la Base de Datos muestre datos de forma parcial en función del proceso/usuario que los vaya a utilizar.
- Que se puedan producir borrados periódicos de los datos sin consentimiento cuando se haya cumplido el plazo/situación que habilitaba mantener los datos.
- Que se puedan propagar al resto de aplicaciones/tratamientos/terceros únicamente la información que pueda tratarse conforme al RGPD.
Una vez pasado el proceso de obtención y almacenamiento de los datos en las empresas de los interesados, el bloque funcional en el que más profundiza el RGPD es el de tratamiento de la información, entendiéndose este como cualquier tratamiento que se haga de los datos personales.
Es necesario que las entidades conozcan los diferentes tipos de tratamiento que realizan sobre los datos personales de los clientes, pudiendo diferenciar estos tratamientos cuando el uso que se va a realizar de los datos (o la base legal en la que se apoya) sea diferente. Esto provocará problemas de granularidad en el “inventario” de los tratamientos de información que existen en la empresa, lo que será necesario documentar.
Existen diversos sistemas de almacenamiento de los datos en las empresas: el almacenamiento en la nube privada, los discos duros o bases de datos, entre otros. La capacidad de almacenamiento de los medios dependerán de los sistemas informáticos y de los productos y servicios que se ofrezcan, ya que cada empresa posee necesidades muy distintas respecto a los volúmenes de datos que debe almacenar.
Para el caso del Big Data, el almacenamiento de los datos en las empresas se da por medio de bases de datos NoSQL o bases de datos desestructuradas, en las cuales la información se aloja en grandes grupos de datos.
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Ahora que ya sabes cómo funciona el almacenamiento de los datos en las empresas y los diferentes sistemas que existen para realizar esta tarea, es hora de ir un paso más allá. El almacenamiento de los datos en las empresas forma parte de la serie de procesos que se ejecutan en el tratamiento de los datos y la manera en la que impacta el nuevo Reglamento General de Protección de Datos en esta secuencia.
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