Documento post mortem en project management

El documento post mortem en project management es una de las herramientas más importantes de la fase de cierre y evaluación de un proyecto, ya que se encarga de presentar todos los problemas o errores que aparecen en el desarrollo de cualquier tipo de proyecto.

Estos documentos pueden ser funcionales si deseas realizar otro proyecto en un lapso de tiempo cercano, ya que es posible que sea el mismo equipo de trabajo y el mismo gestor de proyectos o project manager.

Así pues, a continuación te contaremos todo acerca de las características del documento post mortem en project management.

Documento post mortem en project management

El documento post mortem en project management, también llamado documento retro, es una herramienta para cuando nos encontramos en la fase de cierre de un proyecto, ya que es un precedente para la realización de próximos proyectos.

El post mortem es un proceso cuyo objetivo es ayudarnos a entender incidentes pasados. En términos generales, este documento implica un análisis y una discusión libre de culpa después de haber realizado un proyecto.

El documento post mortem o retro se realiza cada dos semanas o cada mes, según sea las funcionalidades y características del desarrollo de los proyectos.

Elementos del documento post mortem

El documento post mortem o retro incluye una descripción detallada de las cosas que salieron mal y si esto causó un accidente en el proceso. Además, debes agregar una lista de pasos a seguir para evitar que un incidente vuelva a ocurrir en proyectos futuros. Este documento también deberá integrar un análisis acerca de cómo fue el nivel de respuesta que tuvo el equipo de trabajo y el project management como respuesta al problema o error.

El principal valor del documento post mortem o retro es el de ayudar a institucionalizar una cultura de mejora continua.

Los elementos principales del documento post mortem se definen en 5 partes, las cuales son:

1. Se establece un timeline, que contiene una explicación breve en orden cronológico del desarrollo del proyecto.
2. Deberás instanciar los problemas detactados y las posibles causas.
3. Deberás proponer las posibles acciones.
4. A su vez, vas a integrar las acciones elegidas y su prioridad.
5. Conclusiones acerca del documento, el proyecto y los problemas.

Estructura de un documento post mortem o retro

La estructura general del documento post mortem o retro se divide en 5 secciones, que son:

1. Sección de apertura, donde lo ideal es romper el hielo con algún juego o dinámica que libere tensiones. Este debería ser breve y de 5 minutos si se presenta oralmente.
2. La segunda sección es la de recopilación de datos, donde se expone lo que se concluyó en otros retros que se han hecho en los últimos meses en otros proyectos. Este debería durar, por lo menos, 10 minutos.
3. Después, se debe exponer el hecho, donde se presentan todas las partes que se han realizado perfectamente, las que no y las recomendaciones que se deberían incorporar. Es importante que sea concreto y claro.
4. Una vez se listen todos los problemas, se deben decidir las acciones a seguir. En esta etapa el equipo tendrá que decidir cómo se podrían solucionar los problemas, así como exponer acciones e ideas que encaminen al equipo a cumplirlo.
5. Por último, se realiza el cierre de la retrospectiva, donde el equipo debe asegurarse de que todo lo que se expone se recoge en un documento compartido, de Google Drive por ejemplo, y que todos los integrantes están de acuerdo. De este modo, cuando se realizan nuevos proyectos, tendrás esta base para ejecutar tus proyectos.

Ahora que has leído este artículo acerca del sentido y las características del documento post mortem en project management, estamos seguros de que podrás reproducir este tipo de documentos en todos tus proyectos, lo que te permitirá prestar más atención a los métodos para evitar errores y problemas.

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