Planificación en el project management

La planificación en el project management es la segunda fase de un proyecto, que se configura desde el análisis inicial o la etapa de iniciación. En la etapa de planificación en el project management, nos enfocamos en plantear la hoja de ruta de los procesos, que serán guía para todos los puntos que se vienen después, como el de ejecución, monitoreo y cierre. Aun así, la etapa de planificación comprende un interés y una atención elevada, pues lo que allí se propone es lo que se debe realizar.

Para que no tengas problemas en esta fase, en este artículo te lo contamos todo acerca de la planificación en el project management.

Fases de un proyecto

La etapa de planificación en el project management forma parte de una serie de fases mucho más extensas, ya que esta es la hoja de ruta que se debe emplear para cumplir con el desarrollo, ejecución y divulgación de un proyecto. Las 5 fases se pueden observar en el siguiente gráfico:

En la etapa de iniciación o intiation se realiza el análisis inicial del proyecto. Es el momento en el que debes realizar documentos como el project charter y el business case. En segundo lugar, encontramos la planificación, eje temático de este post. En la etapa de ejecución, veremos cómo actúa lo que hemos desarrollado. Después, en la etapa de monitoreo y control, debemos darnos cuentas de cuáles son los errores y los aspectos por mejorar. De esta manera, podemos dar cierre al proyecto o continuarlo en otros niveles, según sea la decisión.

Planificación en el project managament

Si quieres saber cómo realizar la perfecta planificación en el project managament, tendrás que aportar todas tus habilidades y conocimientos para conformar la hoja de ruta del proyecto. Si bien podrías estar utilizando la metodología de Agile en esta etapa, creemos que si se realiza una buena planificación, debe durar casi la mitad del tiempo total que hemos otorgado al proyecto.

Para esta etapa, puedes emplear métodos como el GROW y SMART.

Elementos de la planificación

En la etapa de planificación tendrás que realizar varias tareas para alimentar tu hoja de ruta. Algunas de estas son: la identificación de los requisitos técnicos, el desarrollo de un cronograma detallado del proyecto, la creación de un plan de comunicación y el establecimiento de los objetivos y los productos.

Por otro lado, durante esta fase, vas a definir el alcance del proyecto, que puede irse modificando a lo largo del proyecto si así se requiere. No obstante, no puede haber ninguna modificación sin que el director del proyecto o project manager lo apruebe.

Esta figura también debe hacerse cargo de desarrollar una estructura de desglose del trabajo (WBS) que muestre todo el proyecto en diferentes secciones para la gestión del equipo.

Por otro lado, se debe realizar un cronograma detallado del proyecto que caracterice cada entregable que existirá en un proyecto. Al tener esta línea del tiempo clara, los project manager pueden generar un plan de comunicación del proyecto, así como un cronograma de comunicación con las partes interesadas.

Pilares de la etapa de planificación

Para resumir todo lo que has aprendido con este post, vamos a referirnos a los 3 pilares de la etapa de planificación, los cuales almacenan todas la tareas que se deben realizar y las herramientas que se deben utilizar.

Objetivos

Los objetivos son el primer pilar de la etapa de planificación. Las características de estos pilares son:

• Se comunican al inicio del proyecto.
• Son el resultado del trabajo realizado durante un periodo de tiempo concreto.
• Se asocian a indicadores estratégicos, como KPI o de resultados de equipo.
• Se hace un seguimiento constante y un análisis final.
• Son accesibles para todos los miembros del equipo.
• Están basados en hechos pasados.

Palancas

Otro de los pilares de la planificación son las palancas, que están caracterizadas con las siguientes variables:

• Se acuerdan con el equipo.
• Impulsan la consecución de los resultados.
• Se asocian a proceso de trabajo y actividades intermedias.
• Se revisan periodicamente.
• Requieren un trabajo de investigación para localizarlas.
• Orientan la actividad futura del equipo.

Tarea

El último pilar son las tareas, que se caracterizan por:

• Recoger acciones concretas para realizar lo que se ha establecido en las palancas.
• Dan forma a la agenda, ya que son actividades concretas que se agregan al calendario.
• Se revisan en reuniones de seguimiento y reuniones informales.
• Pueden estar determinadas por el equipo de trabajo.

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Si has llegado hasta aquí y has finalizado de leer este artículo, ahora conoces cómo se realiza la planificación en el project management y cómo, con ella, puedes llegar a cumplir todos los objetivos que te propongas en un proyecto. ¿Quieres conocer mejor cómo puedes realizar las siguientes fases de un proyecto? ¡Anímate a inscribirte en nuestro Marketing Digital y Análisis de Datos Bootcamp! ¡Entra y solicita información!