En las organizaciones suele ser frecuente que la informacion de las islas se encuentre esparcida, aislada y, por lo tanto, incomunicada. Esta circunstancia genera perjuicios a las empresas que es preciso resolver. En este post, comentaremos qué son las islas de información y cómo podemos actuar para resolverlas.
¿Qué son las islas de información?
Una isla informacion es cualquier dato, documento o fichero que utiliza de forma autónoma un usuario y sobre el cual no se tiene conocimiento o control. Esto tiene algunas consecuencias, las más importantes son las siguientes:
Duplicidad de datos
Es muy habitual que cada departamento utilice su propio programa para gestionar los clientes, sus datos, las ofertas y compras. Suele suceder que el departamento comercial utilice su propio programa de gestión de clientes y realización de ofertas. El de administración tenga un programa de facturación y contabilidad y otro programa o un archivo de Excel para la gestión técnica u operativa. O el departamento técnico haya creado su propia base de datos…
Funcionar de esta manera implica, entre otros problemas, que cada cliente tenga que ser dado de alta en varios sistemas informáticos distintos, o que se tenga la información de artículos o proveedores en varios lugares.
Aparición de errores
Esa duplicidad de datos conlleva que la información ha tenido que ser introducida por varias personas, lo más común que ocurra es que nos equivoquemos y «piquemos» alguno de los datos de manera errónea.
Incoherencia de datos
Los problemas no sólo vienen provocados por errores al picar. Es normal que lo que en el programa de comerciales se llame artículo 0012, con la descripción “Servicio de atención urgente”, en cualquiera de las otras “islas de información” se llame artículo SAU67, con la descripción “Atención prioritaria”.
Dificultad para la explotación de la información
En medio de este desorden, es difícil generar estadísticas fiables sobre nuestra actividad. Incluso, aún después de comprobar errores, es probable que todavía se saquen resultados distintos en cada una de nuestras isla info , por lo que se tendría que volver a investigar para determinar cuál es el resultado de nuestra actividad. Este proceso se tendría que repetir en tantos artículos, clientes o cualquier otro concepto que deseemos analizar.
¿Cómo evitar las islas de información?
Ya sabemos qué son las islas de información, pero ¿cómo podemos resolver esa situación? Una de las mejores maneras para solucionar este problema es centralizar la información, es decir, que todo se encuentre en una única base de datos y donde el personal adecuado y con los permisos correctos, pueda acceder para tomar decisiones.
Para ello, nos podemos respaldar de un sistema ERP, las siglas en inglés de planificación de recursos empresariales. Este sistema ayuda a automatizar y administrar los procesos empresariales de distintas áreas: finanzas, fabricación, venta al por menor, cadena de suministro, recursos humanos y operaciones.
Los Sistemas ERP desglosan los silos de datos e integran la información obtenida en los diversos departamentos, de esta manera, ayudan a los directivos a extraer conocimientos, optimizar operaciones y mejorar la toma de decisiones.
El poder tener procesos de trabajo establecidos junto con la herramienta correcta, permite que este tipo de problemas sea algo de lo que no te preocupes.
De una forma resumida, hemos explicado qué son las islas de información y los grandes inconvenientes que puede provocar en la estructura organizativa y analítica de una empresa. Por ello, también te hemos compartido la forma de evitar esta situación tan extendida entre pequeñas y medianas empresas y así, obtener una ventajas competitivas.
¿Por dónde seguir?
Ahora que sabes qué son las islas de información y quieres seguir formándote en el área, quizás quieras empezar tu formación en ciberseguridad. En KeepCoding encontrarás un curso hecho a tu medida con el Ciberseguridad Full Stack Bootcamp. Échale un vistazo y escríbenos para más información.
