Guía sobre controles compensatorios: Protege tu negocio

Puede que ya te hayas dado cuenta de que, en los entornos empresariales, los riesgos operativos y de seguridad son inevitables. Por eso, los controles compensatorios o controles alternativos, han surgido para actuar como una barrera adicional cuando las medidas preventivas tradicionales no son suficientes o viables. En esta guía, vamos a profundizar en qué son, para qué sirven, cómo funcionan y cómo protegen tu negocio.

¿Qué son los controles compensatorios?

Los controles compensatorios son herramientas que se usan para reducir los riesgos en situaciones donde las medidas de prevención estándar no pueden aplicarse completamente.

• Un ejemplo típico de estas medidas preventivas es la segregación de funciones (SoD), que básicamente significa dividir responsabilidades entre diferentes personas para evitar que una sola persona tenga demasiado control sobre un proceso.

Sin embargo, hay momentos en los que esto no es posible, ya sea porque hay pocos empleados o porque la estructura del negocio no lo permite. Es en ese momento donde la empresa debe hacer uso de los controles compensatorios.

Estos controles añaden capas extra de supervisión y revisiones para asegurarse de que los riesgos, como el hecho de que una persona tenga demasiadas responsabilidades, no pasen desapercibidos. Esto quiere decir que, si no puedes eliminar un riesgo desde el inicio, los controles compensatorios te ayudan a manejarlo de una forma más segura y controlada.

¿Para qué sirven los controles compensatorios?

Los controles compensatorios te ayudan a:

• Reducir los riesgos operativos que no pueden eliminarse con medidas preventivas estándar.
• Asegurar la supervisión adecuada de transacciones y actividades críticas dentro de la empresa.
• Evitar conflictos derivados de la acumulación de funciones, como la capacidad de un solo empleado para iniciar y aprobar transacciones financieras.
• Garantizar la transparencia y la revisión independiente de las operaciones, lo que fortalece la confianza en los procesos empresariales.

¿Cómo funcionan los controles compensatorios?

Como te conté, los controles compensatorios funcionan creando barreras adicionales para reducir los riesgos. Aquí algunos ejemplos de cómo se implementan:

1. Segunda firma: En transacciones clave, como pagos bancarios o compras importantes, se requiere la firma de dos personas, asegurando que ninguna transacción se realice sin una segunda revisión.
2. Revisión por un supervisor: Cada vez que se registra una transacción, un supervisor revisa y firma los informes para validar su autenticidad.
3. Informes de excepción: Informes automáticos que destacan las actividades inusuales, como cambios en cuentas financieras o registros en cuentas de provisiones, son revisados regularmente por un supervisor.
4. Revisión detallada e independiente: Si un empleado tiene demasiadas funciones en una transacción, un segundo trabajador independiente revisa todas las transacciones clave.
5. Revisión aleatoria de transacciones: La dirección o un auditor seleccionan periódicamente un conjunto de transacciones al azar para verificar que todo se haya realizado correctamente.

Con estos métodos se detectan errores o posibles fraudes antes de que puedan afectar gravemente al negocio. Además, no se trata solo de implementarlos, sino de que se les haga revisión continuamente para que su funcionamiento sea óptimo.

¿Cómo protegen tu negocio los controles compensatorios?

Estos controles pueden proteger tu negocio de varias formas:

1. Mitigación de riesgos financieros: Al dividir las responsabilidades y asegurar múltiples niveles de revisión, reduces las probabilidades de fraude o errores costosos.
2. Cumplimiento normativo: Ayudan a cumplir con las regulaciones que exigen la transparencia y la correcta gestión de los riesgos dentro de una organización.
3. Seguridad operativa: Al garantizar que no haya acumulación de funciones en empleados clave, proteges a tu empresa contra riesgos internos.
4. Prevención de conflictos de intereses: Estos controles aseguran que las funciones críticas dentro de la empresa no se concentren en una sola persona, reduciendo la probabilidad de decisiones unilaterales que puedan ser perjudiciales.

Ten en cuenta que los controles compensatorios no son una solución definitiva, pero sí actúan como una red de seguridad cuando las soluciones preventivas no son posibles. Con las revisiones periódicas y la supervisión constante, estos controles protegerán el negocio de amenazas tanto internas como externas.

Ejemplos prácticos de controles compensatorios

Piensa que tienes solo dos empleados en el departamento financiero de tu empresa. Como te falta tanto personal no puedes implementar la segregación de funciones ideal. Lo que puedes hacer es establecer controles como los siguientes:

• Una segunda firma para transferencias bancarias: Esto asegura que no se puedan realizar transacciones importantes sin la aprobación de ambos empleados.
• Revisión de un auditor externo: Periódicamente, un auditor externo revisa las transacciones financieras para detectar posibles irregularidades.

Recuerda siempre que estas medidas no evitan los riesgos por completo, pero te permitirán gestionarlos de forma efectiva.

Implementación de controles compensatorios en sistemas como SAP

Los sistemas de gestión empresarial como SAP pueden ser configurados para implementar controles compensatorios.

• Por ejemplo, SAP permite la generación de informes de excepción, donde se detallan cambios en datos maestros de clientes o cuentas de contabilidad general.

Lo que sucede es que estos informes son revisados por supervisores para detectar cualquier actividad sospechosa. Además, se pueden configurar permisos de acceso que limiten las funciones disponibles para cada usuario, minimizando el riesgo de que una sola persona controle todo el proceso.

Ahora sabes que los controles compensatorios te servirán para mitigar riesgos y proteger tu negocio de errores y fraudes. Si te interesa aprender a implementar estos controles y mejorar la seguridad de tu empresa, el Bootcamp de Ciberseguridad de KeepCoding es la oportunidad perfecta para ti. Con una alta demanda de profesionales en el sector tecnológico, podrás acceder a empleos bien remunerados y con estabilidad laboral. ¡Es tu momento para cambiar de carrera y asegurar tu futuro!