Herramientas para la priorización de tareas

Las herramientas para la priorización de tareas deben implementarse en el desarrollo de cualquier tipo de proyecto, ya que es la mejor manera de organizar tu tiempo y el proyecto en sí. Cuando empiezas a desarrollar tu proyecto, es necesario que conozcas qué tipo de tareas van a permitirte avanzar en el desarrollo, porque son primordiales para realizar tareas futuras.

Así pues, si quieres seguir explorando y aprendiendo, a continuación te lo contamos todo acerca de las principales herramientas para la priorización de tareas.

Herramientas para la priorización de tareas

Las herramientas para la priorización de tareas son elementos que han ido surgiendo a medida que se ha ido profundizando en la práctica del project management. La priorización de tareas genera muchos valores importantes para varias secciones o características de un negocio, como:

• Valor de negocio: donde se establece qué impacto puede tener en revenue o el objetivo de negocio marcado.
• Criticidad en el tiempo: cuanto más urgente es una tarea, más alto es el número. Aquí se establecen los puntos de historias u horas.
• Reducción del riesgo y valor de la oportunidad: la priorización de las tareas otorga puntuación a la eliminación de riesgos o nuevas áreas de negocio.

Las herramientas para la priorización de tareas sobre las que hablaremos en este artículo son Weighted Shortest Job First y la Matriz de Eisenhower.

WSJF o Weighted Shortest Job First

En primer lugar, la técnica de priorización WSJF o Weighted Shortest Job First es una métrica que estima las funcionalidades, las historias de usuario y los epics entre sí de forma relativa. Esta consiste en aplicar los siguientes pasos en un backlog determinado:

1. En primer lugar, se determina que la escala de unidades de tiempo es la serie Fibonacci, que es una secuencia de números naturales, la cual se determina de la siguiente forma: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21.
2. Una vez entendida la serie y expuestas todas las variables relacionadas con la funcionalidad, la historia de usuario y el epic, se empezará a rellenar la lista columna por columna. Las columnas representan valores diferentes, como: valor de negocio, criticidad en el tiempo, reducción del riesgo, valor de oportunidad…
3. Se pone un número 1 en el elemento con el valor más pequeño; de este modo, tiene que haber un 1 en cada columna.
4. Entre tanto, se rellenan el resto de elementos de la columna con estimación relativa respecto a la de 1.
5. Cuando ya hayas completado todas y cada una de las columnas, podrás diferenciar los valores. Se deberá calcular el WSJF y se debe ordenar de mayor a menor.
6. En conclusión, el elemento con mayor prioridad es el que tiene el WSJF más alto.

En la siguiente tabla de datos puedes ver cómo todos los pasos convergen para crear una tabla, donde la primera variable es la que cuenta con mayor prioridad, es decir, la creación de la pantalla, en este caso.

Matriz de Eisenhower

Por otro lado, la matriz de Eisenhower es otra forma en la que puedes hacer priorización de tareas y determinar qué deberás hacer con urgencia y qué otro tipo de tareas deberías desechar en el proceso. La matriz de Eisenhower es una herramienta formada por un cuadrante de 4 valores:

• Urgente e importante, donde encuentras tareas que debes hacer en un plazo determinado.
• Programar, que son tareas importantes y urgentes que debes hacer, pero para las que los plazos no están claros.
• Tareas para delegar, que son tareas urgentes, pero no importantes, por lo que pueden ser hechas por otras personas.
• Tareas que debes eliminar, por lo que no son urgentes ni importantes y deben ser desechadas.

Puedes ver la matriz en la siguiente gráfica extraída de la plataforma Asana:

¿Cuál es el siguiente paso?

Ahora ya sabes en qué consisten las herramientas para la priorización de tareas y cómo puedes integrarlas en el desarrollo de tu programa. Si quieres seguir explorando temas relacionados, no dudes en apuntarte a nuestra formación intensiva de Marketing Digital y Análisis de Datos Bootcamp, ya que allí tenemos un módulo totalmente enfocado en los conceptos del project management y en cómo convertirte en un buen líder. ¡Sigue aprendiendo y apúntate!