La gestión de datos o data management es un área que engloba varias disciplinas que se encargan de definir métodos efectivos para que la información se encuentre en el lugar donde la necesitamos, en el momento en que la necesitamos y con las características que necesitamos.
El gobierno de datos y la gestión de datos
El gobierno de datos es el que se encarga de verificar que todo lo establecido mediante la gestión de datos se cumpla.
Cuando se habla de gobierno de datos, todo el mundo piensa en una cosa distinta. Hay quienes piensan que es un proyecto de data quality, otros lo relacionan con business intelligence o datawarehouse (almacén de datos), hay quienes dicen que es Big Data y otros piensan que es solo es gestión de datos maestros. Al final, la conclusión es que todas estas disciplinas tienen que ver con la estrategia de gestión de datos, de forma que la administración de datos se convierte en un sistema de gestión entero que incluye todas las disciplinas mencionadas y que mejora sustancialmente la calidad de los datos y coadyuva a una mejor toma de decisiones.
Así pues, la gestión de datos corporativos está intrínsecamente relacionada con la capacidad de gestionar no solo una parte, sino todo el ciclo de datos, para poder entregar los datos como un activo para la compañía.
Ciclo de datos
¿Qué conforma el ciclo de datos?
Cuando nos referimos a ciclo, no solamente hablamos de la explotación del dato en los sistemas de inteligencia de negocio, también estamos hablando de la captura de los datos en los sistemas transaccionales, del almacenamiento de forma eficiente, ya sea en las bases de datos relacionales, que almacenan datos estructurados, o en bases de datos NoSQL.
También hablamos de las transformaciones, de los movimientos de los datos en los diferentes sistemas y modelos de datos, del uso que le damos al dato a través de los administradores de bases de datos, de la integración de los datos y por último, de la eliminación del dato dentro del sistema o la base de datos.
¿Qué se necesita para la gestión de datos y cumplir con el ciclo de datos?
Necesitamos un sistema de responsabilidad que involucra a personas, a procesos y a tecnología, para así asegurar que el dato se gestiona, se maneja, se crea y se usa de manera eficiente. Además, necesitamos la gestión de un modelo de gobierno que implica la definición de políticas, normas, roles y responsabilidades que garanticen una adecuada gestión de datos y el uso eficiente de los mismos, y que, asimismo, proporcione una guía para garantizar que esos datos que estamos gestionando son consistentes, precisos, que están actualizados y que el acceso a ellos desde los sistemas de gestión es seguro.
Definir modelos de gobierno no es una opción para las compañías, es algo que los clientes esperan, que los ejecutivos exigen, así como los reguladores para el cumplimiento de reglamentos como el Reglamento General de Protección de Datos. De ahí que esta sea una necesidad que las empresas indispensablemente tienen que abordar.
Existen algunas palancas que impulsan la iniciativa del data management, entre ellas:
- La gestión de maestros corporativos, datos que son transversales al negocio.
- La gestión de metadatos, es decir, la información acerca del dato.
- La gestión de la calidad del dato, que se trata de un ciclo continuo de mejora constante de la calidad. Normalmente parte de un perfilado, esto es, una radiografía que se le hace a los datos para saber cómo de buenos son y así, posteriormente, ejecutar técnicas de data cleaning para mejorar y enriquecer los datos y para suplir la ausencia de aquellos datos que no están por medio de la inferencia que se hace con los datos que existen en las fuentes de datos.
- Por último, estaría la monitorización de la calidad, en la que se repite el ciclo que está en constante mejora.
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